Stelle nur Fragen, deren Antworten du auch hören willst. Nur dann hat die Beteiligung einen Mehrwert für dich und für alle, die ihre Zeit in den Beteiligungsprozess investieren. Die Teilnehmenden wollen etwas bewegen und keine Beteiligung fürs gute Image unterstützen. Stelle also eine Frage, die für die Menschen, die du beteiligen möchtest, relevant ist. Stelle eine Frage, deren Antwort nicht in der Schublade landet. Stelle eine Frage zu einem Thema, auf das du oder andere Projektverantwortliche Einfluss haben.

Mein Projektfahrplan

Die Entscheidung, eine Online-Beteiligung durchzuführen, ist in der Regel Baustein eines übergeordneten Projekts. Sie wird als Methode eingesetzt, um zu besseren Entscheidungen zu kommen, die wiederum von möglichst vielen Menschen getragen werden. Eine halbherzige Beteiligung ohne erkennbaren Mehrwert für die Teilnehmenden kann jedoch das Gegenteil bewirken: Misstrauen und Unmut. Daher ist es wichtig, eine Online-Beteiligung im Vorfeld gut zu planen – vom Grobkonzept über die Vorbereitung und die Online-Beteiligung bis hin zur Auswertung. Hier finden Sie Hinweise und Fragen, die Ihnen dabei helfen sollen. Beachten Sie auch unsere 6 Grundsätze guter Onlinebeteiligung.

1. Phase: Grobkonzept

Zu Beginn Ihres Projekts sollten Sie ein Grobkonzept erstellen, das folgende Fragen beantwortet: • Welchen Mehrwert erwarte ich von der Beteiligung? (Ziel) • Wer soll teilnehmen und warum? (Zielgruppe) • Was ist Gegenstand der Diskussion und welche Relevanz hat er für die Teilnehmenden? (Diskussionsgegenstand) • Bei wem liegt die Entscheidung und sind die Entscheider*innen offen für die Ergebnisse? (Beteiligungsversprechen) • Reichen die verfügbaren (personellen) Kapazitäten für die Durchführung des Projekt aus? (Budget) Wer sich genügend Zeit für die Beantwortung dieser Fragen nimmt, kann unangenehme Überraschungen im späteren Projektverlauf vermeiden.

Projektziel: Die demokratische Einbindung von Betroffenen in Entscheidungsprozesse ist positiv, sie allein reicht jedoch nicht aus, um ein gutes Beteiligungsprojekt durchzuführen. Ziel der Online-Beteiligung darf es auch nicht sein, das eigene Image aufzuwerten oder spätere Kritik mit dem Hinweis auf die Beteiligung abzutun. Dies wird zu Frustationen führen. Vielmehr muss sich das Projektziel am Diskussionsgegenstand orientieren: Verbessert die Beteiligung den Informationsstand der Entscheidungsträger*innen? Fördert es die Identifikation mit dem Thema? Ist durch den Prozess der Beteiligung eine höhere Akzeptanz für die spätere Entscheidung zu erwarten? Brauche ich ein Stimmungsbild zu einem Thema und was kann ich daraus ablesen?

Zielgruppe: Es ist wichtig, die Zielgruppe klar zu definieren. Wessen Input ist relevant für meine Fragestellung? Wer ist von einer anstehenden Entscheidung betroffen? Die Zielgruppe hat Auswirkungen auf das Projektdesign, die Fragestellung, die Ansprache und die PR-Strategie. Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Zielgruppe gut online zu mobilisieren ist, ggf. könnten andere Methoden zielführender sein. Sie können Vertreter*innen Ihrer Zielgruppe um ein kritisches Feedback für Ihr Projektdesign bitten oder sie gleich ins Vorbereitungsteam holen. Auf diese Weise könnten Sie kraftvolle Multiplikator*innen für Ihr Projekt haben.

Diskussionsgegenstand: Der Diskussionsgegenstand muss in Einklang mit der Zielgruppe stehen. Denn nur ein für die Zielgruppe relevantes Thema wird auch von dieser angenommen. Meist steigt die Motivation zur Beteiligung mit dem Grad der Betroffenheit. Dabei muss eine Balance gefunden werden zwischen der Beteiligung in einem frühen Projektstadium (potenziell großer Einfluss, jedoch abstraktes Niveau) und einem späten Projektstadium (potenziell wenig Einfluss, jedoch konkrete Diskussionsgrundlage). Manche Themen sind generell für einen Online-Diskurs ungeeignet oder zumindest mit einem hohen Maß an Begleitung verbunden, so z.B. sehr sensible oder emotional aufgeladene Themen.

Beteiligungsversprechen: Es ist nicht wichtig, dass die Teilnehmenden auch die Entscheidungsträger*innen sind. Viel wichtiger ist es, in diesem Punkt transparent zu sein. Wer trifft später Entscheidungen zum diskutierten Thema? Sind diese Personen mit im Boot und offen für den Prozess? Davon hängt ab, was Sie als Projektinitiator*in den Teilnehmenden als Beteiligungsversprechen an die Hand geben können. Das Beteiligungsversprechen ist Motivation für die Teilnahme und sollte klar kommuniziert werden!

Budget: Eine Online-Beteiligung mit adhocracy+ spart Geld hinsichtlich der Bereitstellung der nötigen Software. Dennoch werden Mittel benötigt, um das Projekt zu planen, die Beteiligung begleitend zu moderieren und später auszuwerten. Hierfür muss entsprechender personeller Aufwand eingeplant werden. Falls Ihnen die personellen Kapazitäten oder Expertise fehlen (insb. bei größeren Projekten), kann es sinnvoll sein, jemanden damit zu beauftragen. Wichtig ist es vorab, zu klären, ob hierfür genügend Budget zur Verfügung steht.

2. Phase: Vorbereitung Wenn das Grobkonzept abgesegnet ist, geht es an die Vorbereitung der Umsetzung. Konkretisieren Sie Ihr Projekt hinsichtlich der folgenden Punkte.

Ergebnisformat: Sie sollten ein Bild davon haben, welche Ergebnisse Sie erwarten und in welcher Form. Eine Liste von Ideen? Wie umfangreich? Wie detailliert? Ein Stimmungbild? Eine Entscheidung? Einen überarbeiteten Textentwurf? Eine Priorisierung Ihrer Vorschläge? Das gewünschte Ergebnisformat hat Auswirkungen auf die Wahl des passenden Moduls. Eine Übersicht über die Module finden Sie hier. Fragestellung: Die Formulierung der Fragestellung wird häufig unterschätzt. Dabei ist sie essentiell! Denn die Fragestellung hat Einfluss darauf, wer sich beteiligt: Wer kann Antwort geben? Ist die Frage verständlich und interessant oder zu abstrakt? Außerdem bestimmt die Fragestellung mein Ergebnis: Habe ich am Ende die Informationen, die ich oder die Entscheidungsträger*innen brauchen? Oder gingen die Antworten an der Fragestellung vorbei, weil diese missverständlich formuliert war? Ist die Frage zu breit gestellt und liefert schwer vergleichbares Material? Ist die Fragestellung zu eng und greift die Bandbreite der Meinungen nicht auf? Es kann sinnvoll sein, die Fragestellung vorab zu testen, z.B. bei Personen Ihrer Zielgruppe. Projektzeitplan: Betten Sie die Online-Beteiligung in Ihren Projektzeitplan ein und verknüpfen Sie sie mit Formaten der Offline-Beteiligung. Ist z.B. eine Auftaktveranstaltung geplant, auf der für die Online-Beteiligung geworben wird? Finden begleitende Workshops statt, deren Ergebnisse in den Online-Diskurs einfließen bzw. in denen die Ergebnisse des Online-Diskurses einfließen? Gibt es mehrere Phasen der Online-Beteiligungen, z.B. das Einreichen von Ideen mit anschließender Abstimmung? Gibt es eine feierliche Übergabe der Ergebnisse an die Entscheidungsträger*innen? Das Modul „Ineraktive Veranstaltung“ kann bei der Moderation von Offline-Veranstaltungen nützlich sein (alle Module im Überblick).

Kommunikationsstrategie: Damit die definierte Zielgruppe von dem Beteiligungsangebot erfährt, braucht es geeignete PR-Maßnahmen. Wie diese aussehen, das ist stark von der Zielgruppe abhängig. Prinzipiell ist von Merchandise-Artikeln an Straßenständen über Soziale Medien oder interne Kommunikationstools bis hin zu Pressemitteilungen alles möglich. Gehen Sie dorthin, wo die Zielgruppe zu finden ist, und suchen Sie Multiplikator*innen für Ihr Projekt. In jedem Fall ist es wichtig, vor und auch während der Beteiligung aktiv für das Projekt zu werben. Ihr Angebot steht in Konkurrenz mit zahlreichen Angeboten, die täglich unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen!

Moderationskonzept: Die Moderation spielt während des Beteiligungszeitraums eine zentrale Rolle (siehe Phase 3). Benennen Sie vorab eine Moderation oder ein Moderationsteam und regeln Sie die Eckpunkte in einem Moderationskonzept: Wer ist wann verfügbar? Wer antwortet wie auf welche Art von Frage? Wann greift die Moderation in die Diskussion ein und welche Befugnisse des Löschens von Beiträgen hat sie? Die tägliche Sichtung von eingehenden Beiträgen ist mit personellem Aufwand verbunden. Ggf. kann es sinnvoll sein, die Moderation auszulagern.

3. Phase: Beteiligung Währen der Beteiligung ist es wichtig, den Prozess zu Moderieren und die Teilnehmenden an die laufende Diskussion zu erinnern.

Moderation: Die von Ihnen eingesetzten Moderator*innen sollten die Diskussion begleiten und - wo nötig - in diese eingreifen. Moderator*innen sollten auf die Einhaltung der Verhaltenskodexes achten. Dieser ist Teil der Nutzungsbedingungen und unter https://adhocracy.plus/verhaltenskodex zu finden. Er legt fest, welche Art von Kommentaren auf adhocracy+ nicht erlaubt sind: kommerzielle Inhalte gehören ebenso dazu wie menschenverachtende Inhalte und Urheberrechtsverletzungen. Zum Schutz der Teilnehmenden sollte die Moderation auch ein Auge auf personenbezogene Daten haben, die ggf. unbeabsichtigt veröffentlicht wurden.

Darüber hinaus sollte die Moderation auch auf inhaltliche und verfahrenstechnische Fragen antworten. Bei komplexeren Diskussionen ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass Beiträge an den richtigen Stellen bzw. in den richtigen Kategorien eingeordnet werden, damit die unterschiedlichen Diskussionsstränge deutlich werden und auffindbar sind.

Community Management & PR: Eine gute PR im Vorfeld ist wichtig, um das Projekt bekannt zu machen. Aber auch während der Beteiligung kann es sinnvoll sein, Maßnahmen zu ergreifen, um (erneut) auf das Projekt hinzuweisen. Dies gilt auch für alle, die sich bereits aktiv eingebracht haben. So können Multiplikator*innen noch einmal aktiviert werden. Auch diejenigen, zu sich zu Beginn beteiligt haben, könnten zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal eingeladen werden, sich den weiteren Diskussionsverlauf anzuschauen. Eine Erinnerung kurz vor Ende des Beteiligungszeitraums kann noch einmal zu einer Welle der Beteiligung führen.

4. Phase: Auswertung Nachdem der Beteiligungsphase folgt die Auswertung der Inhalte und die Beurteilung des Prozesses. War das Projekt erfolgreich? Hat es meinem Projekt einen inhaltlichen Mehrwert gebracht?

Datenexport: Im Dashboard können alle von den Teilnehmer*innen generierte Inhalte als Excel-Tabelle heruntergeladen werden. Über diese Liste können Sie auch ablesen bzw. errechnen, wie viele Ideen, Kommentare oder Votings eingegangen sind und wie viele Menschen sich aktiv eingebracht haben. Gehen Sie hierzu im Dashboard in Ihr Projekt. In der linken Navigation befindet sich als letzter Menüpunkt der Moduleinstellungen der Punkt „Excel exportieren“. Je nach Modulvorlage können Sie wählen zwischen dem Download aller Ideen und dem Download aller Kommentare.

Veröffentlichung: Ein Projekt ist nicht (nur) dann erfolgreich, wenn viele Teilnehmer*innen mitgemacht haben. Für die Teilnehmer*innen zählt primär, ob sie durch ihre Beteiligung etwas bewirken konnten. Daher sollten Sie 1. die Ergebnisse bzw. eine Zusammenfassung/Auswertung der Ergebnisse veröffentlichen und die nächsten Schritte beschreiben. 2. Sollten Sie die Ergebnisse an die Entscheider*innen übergeben. 3. Sollten Sie die Teilnehmer*innen darüber informieren, welche Entscheidungen getroffen wurden. Alle Informationen zum Ergebnis sollten im Ergebnisreiter veröffentlicht werden. Darüber hinaus können Sie einen E-Mail-Newsletter verschicken an alle Personen, die Ihrem Projekt folgen.