adhocracy+ Manual

Administrator*innen sind für das technisch einwandfreie Funktionieren der Beteiligungsplattform zuständig. Sie haben Zugriff auf die Benutzeroberfläche für Administrator*innen (Django). Dort können sie die Konten der Nutzer*innen verwalten, Rechte für Projektinitiator*innen vergeben und alle Inhalte der Plattform abrufen und ändern. Außerdem haben sie Zugriff auf das CMS Wagtail und können z.B. die Startseite bearbeiten. Sie können die Administrator*innen unter start@adhocracy.plus erreichen.

Abgeschlossene Projekte bzw. Projekte, die nicht mehr angezeigt werden sollen, können in den Grundeinstellungen des Projekts archiviert werden. Sie werden noch im Dashboard, jedoch nicht mehr auf der Organisationsseite angezeigt.

Adhocracy+ ist für zahlreiche digitale Beteiligungsformate in unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern anwendbar. Die von uns zusammengetragenen Beispiele geben Ihnen Hinweise darüber, welche Fragestellungen und Partizipationsprojekte Sie mit welchen der 10 in adhocracy+ zur Verfügung stehenden Module umsetzen können. Die Beispiele sind folgenden Gruppen zugeordnet: Kommunen, Bürgerräte, Vereine & NGOs, Unternehmen & Genossenschaften, Politiker*innen.

Bei unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts können Beteiligte Benachrichtigungen per E-Mail empfangen. Wenn der eigene Beitrag kommentiert wird oder mit einem Moderationskommentar versehen wird empfängt diese*r Teilnehmer*in eine E-Mail. Benachrichtigungen bezüglich des Teilnahmezeitraums und Veranstaltungen empfangen Teilnehmer*innen nur, wenn sie die Folgefunktion nutzen. Moderator*innen empfangen für jeden eingereichten Beitrag eine Benachrichtigung sowie immer dann, wenn ein Beitrag gemeldet wird. Initiator*innen erhalten Benachichtigungen, wenn ein neues Projekt in ihrer Organisation erstellt wurde.

Die Bilder im Header bzw auf der Kachel sind - gemeinsam mit Titel und Kurzbeschreibung - der erste Hingucker, das Aushängeschild des Projekts. Sie erscheinen auf der Organisationsseite in einer sog. Projektkachel bzw. im Headerbereich des Projektes. Daher ist es wichtig, diese drei Elemente so zu gestalten, dass sie das Interesse der Nutzer*innen wecken. Wir empfehlen die Auswahl von Bildern/ Grafiken ohne Text. Zum einen kann dieser mit Titel und Kurzbeschreibung kollidieren, da diese über das Bild/ die Grafik gelegt werden. Zum anderen kann der Text von Screenreadern nicht gelesen werden und ist somit nicht barrierefrei zugänglich.

Um eine gute Auflösung zu gewährleisten, müssen die Bilder folgende Formate haben:

        Headerbild: mind. 1300 Pixel breit und 600 Pixel hoch, max. 5 MB, als png, jpeg oder gif. 
        Kachelbild: mind. 500 Pixel breit und 300 Pixel hoch, max. 5 MB, als png, jpeg oder gif. 

Vergessen Sie nicht, den/die Urheber*innen der Bilder anzugeben. Sie erscheinen oben bzw. unten rechts im Bild.

Das Dashboard ist das Interface für Initiator*innen. Hier können Einstellungen vorgenommen, Beteiligungsprojekte angelegt, Newsletter verschickt und Moderator*innen eingeladen werden. Außerdem kann im Dashboard ein Projekt depubliziert oder gelöscht werden.

Projekte können jederzeit depubliziert werden und sind dann nicht mehr für Teilnehmer*innen sichtbar und aufrufbar. Die Funktion des Depublizieren kann genutzt werden, wenn ein Projekt abgeschlossen ist und nicht mehr angezeigt werden soll, Sie es aber auch nicht löschen wollen.

Alle Beteiligungsprojekte können Sie über einen Code-Schnipsel auf Ihrer Webseite einbinden. Dazu müssen die Internet-Redakteur*innen nur einen HTML-Code in die Webseite kopieren – ähnlich wie beim Einbetten eines YouTube-Videos oder eines Tweets. In einem Fenster ist dann der Beteiligungsprozess für alle Besucher*innen Ihrer Website verfügbar, ohne dass sie zuvor auf adhocracy+ wechseln müssen. Den HTML-Code finden Sie in den Grundeinstellungen des Projektes.

Der Ergebnisreiter sollte bereits zu Beginn der Beteiligung Auskunft darüber geben, was mit den Ergebnissen passiert bzw. wann eine Auswertung des Prozesses zu erwarten ist. Dies zu wissen ist wichtig für die Teilnehmer*innen und erhöht ihre Motivation zur Teilnahme. Nach Abschluss der Beteiligung können Sie im Ergebnisreiter über die Ergebnisse informieren. Der Ergebnisreiter kann in den Projekteinstellungen unter „Ergebnis“ bearbeitet werden.

Alle im Projekt eingereichten Beiträge können als Excel-Tabelle exportiert werden. In dieser Tabelle erscheinen alle Inhalte der Beiträge inkl. der Usernamen, der Anzahl an Bewertungen und Kommentare, Geodaten für Kartenmodule, Inhalte der Moderationstools etc. Aus Gründen der Übersichtlichkeit gibt es neben dem Export der Ideen einen gesonderten Export für die Kommentare. Nach der Veröffentlichung des Projekts erscheint in der linken Navigation in den Moduleinstellungen der Reiter „Excel exportieren“.

Nutzer*innen können Projekten folgen. Sie erhalten dann eine automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen, wenn

  ein Beteiligungsmodul startet
  ein Beteiligungsmodul endet (24 Std. vorher)
  eine Veranstaltung ansteht (3 Tage vorher)

Außerdem können Projektinitiator*innen Newsletter an alle Follower schreiben.

Der Informationsreiter gibt Auskunft über die Hintergründe und Ansprechpersonen eines Projektes. Als Projektinitiator*in können Sie hier alle Informationen unterbringen, die für die Teilnahme relevant sind, so z.B. warum das Projekt initiiert wurde und von wem, wie der Zeitplan für die Beteiligung aussieht und wo weitere Informationen zu finden sind. Für Rückfragen und Anmerkungen ist es sinnvoll, eine Ansprechperson anzugeben. Der Informationsreiter kann in den Projekteinstellungen unter „Information“ bearbeitet werden.

Die Initiator*innen vertreten auf der Plattform ihre Organisation und können selbst Projekte erstellen und zur Beteiligung einladen. Sie haben uneingeschränkt Zugang zur Benutzeroberfläche für Projektinitiator*innen, dem sog. Dashboard. Dort können sie projektbezogen Moderator*innen benennen.

Bei den Modulen 'Brainstorming mit Karte' und 'Ideenwettbewerb mit Karte' können Initiator*innen einen Kartenausschnitt definieren, innerhalb welchem Ideen und Beiträge verlinkt werden können.

Die Kartenansicht kann man auch ausstellen und sich Ideen und Beiträge stattdessen als Liste anzeigen lassen.

Bei einigen Modulen (Ideenwettbewerb, Brainstorming, Priorisierung, Interaktive Veranstaltung, Bürgerhaushalt) können Kategorien definiert werden, nach denen Beiträge gefiltert werden können. Kategorien werden von den Initiator*innen definiert und müssen von den Teilnehmer*innen für die jeweiligen Beiträge ausgewählt werden. Im Modul „interaktive Veranstaltung“ sind die Kategorien ausschlaggebend für die angezeigte Statistik.

Die Kurzbeschreibung des Projektes ist - gemeinsam mit Titel und Kachel- bzw. Hintergrundbild - der erste Hingucker, das Aushängeschild des Projekts. Sie erscheinen auf der Organisationsseite in einer sog. Projektkachel bzw. im Headerbereich des Projektes. Daher ist es wichtig, diese drei Elemente so zu gestalten dass sie das Interesse der Nutzer*innen wecken. Damit die Inhalte und Ziele der Projekte an dieser Stelle auf den Punkt gebracht werden, haben wir die Kurzbeschreibung auf 250 Zeichen gesetzt.

Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, unangemessene Beiträge zu melden. Die als Moderation eingetragenen Personen erhalten eine entsprechende Benachrichtigung und können entscheiden, wie sie mit dem gemeldeten Beitrag verfahren.

Bei einigen Modulen (Brainstorming, Priorisierung, Bürgerhaushalt) können durch die Initiator*innen Merkmale vor-definiert werden. Anhand dieser können die Teilnehmer*innen ihren Ideen Informationen hinzufügen, die als tags unterhalb der Ideenüberschrift angezeigt werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Die Moderation hat eingeschränkten Zugang zum Dashboard, d.h. sie kann das Projekt, zu dem sie eingeladen wurde, bearbeiten. Sie hat jedoch keinen Zugriff auf andere Projekte der Organisation. Standardmäßig wird als Moderation eingetragen, wer das Projekt angelegt hat. Andere Moderator*innen können von den Projektinitiator*innen über die Projekteinstellungen (Dashboard) via E-Mail eingeladen werden.

Die Moderation wird über jeden neuen Beitrag via E-Mail informiert. Sie sollte mindestens auf die Einhaltung des Verhaltendskodexes achten und Ideen und Kommentare bei Bedarf löschen oder bearbeiten. Sie hat Zugriff auf den Export und kann so auch während des Verfahrens den aktuellen Stand aller eingereichten Beiträge in einer Excel-Tabelle erfassen. Außerdem stehen der Moderation weitere Moderationshilfen zur Verfügung.

Um die Moderation zu vereinfachen stehen folgende Moderationshilfen zur Verfügung: Rückmeldung, Notiz, Meldefunktion, Moderationskommentar.

Schreibt die Moderation einen Kommentar, wird dieser als Moderationskommentar gekennzeichnet.

Moderator*innen werden von den Initiator*innen für einzelne Projekte benannt. Sie erhalten keinen Zugang zum Dashboard. Ihre Hauptaufgabe besteht in der Moderation der Projekte. Hierzu stehen eigene Moderationstools zur Verfügung.

Die Moderation erhält außerdem Hinweise über gemeldete Beiträge. Daher ist es wichtig, dass eine Moderation eingesetzt wird. Standardmäßig sind die Projektinitiator*innen als Moderation eingetragen.

Weitere Informationen zum Thema Moderation finden Sie hier.

Jedes Projekt besteht aus den Projektinformationen und mindestens einem Modul. Für die Module stehen 10 sog. Templates (Vorlagen) zur Auswahl. Diese bestimmen Inhalte und Mitmachmöglichkeiten des Projekts. Ein Projekt kann eine unbegrenzte Anzahl an Modulen haben. Eine Übersicht über die Modul-Templates finden Sie hier.

Für Organisationen besteht die Möglichkeit, Newsletter bzw. Infomails zu versenden. Um einen Newsletter zu erhalten, müssen die Nutzer*innen dem Projekt folgen UND bei der Registrierung bzw. in den Nutzerkontoeinstellungen ankreuzen, dass sie entsprechende E-mails erhalten möchten. Newsletter können im Dashboard über den Reiter „Newsletter“ erstellt werden. Der Newsletter hat als Absender no-reply@adhocracy.plus, über das Feld „Absender“ kann zusätzlich zum Namen eine E-Mail-Adresse eingetragen werden, an welche die Nutzer*innen antworten können. Der Inhalt des Newsletters besteht aus einem Logo von adhocracy+ sowie einem formatierbaren Text und optional einem Foto und Links.

Die Moderation kann jeder Idee eine Notiz anheften. Diese ist nur für die Moderation bzw. die Projektinitiator*innen sichtbar. Inhalte der Notiz werden im Export dargestellt.

Durch Klicken auf das eigene Profilbild rechts oben auf der Webseite können die Nutzerkonto Einstellungen aufgerufen werden. Im Profil muss ein Nutzername und eine bevorzugte Sprache eingestellt werden, alle weiteren Angaben sind freiweillig. Sie können eine kurze Biographie verfassen, ein Avatarbild hochladen und auf eine persönliche Webseite und Social-Media-Profile hinweisen. Außerdem bestehen in den Nutzerkonto Einstellungen die Möglichkeiten, das Passwort zu ändern, weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen und Verbindungen zu sozialen Netzwerken herzustellen.

Alle Projekte sind grundsätzlich öffentlich sichtbar (mit Ausnahme der als privat gekennzeichneten Projekte). Projekte, Ideen, Kommentare können von allen gelesen werden. Ebenso sind Anzahl der Bewertungen und die (Zwischen)Ergebnisse aus Umfragen sichtbar. Wer sich registriert, kann selbst aktiv werden und an den Projekten teilnehmen. Die Teilnahme besteht aus dem Hinzufügen eigener Ideen, dem Kommentieren der Ideen anderer, der Bewertung von Ideen und Kommentaren sowie der Teilnahme an Umfragen. Nutzer*innen sind bei der Teilnahme an die jeweils vorgegebene Beteiligungsphase gebunden und können nur während dieser Zeitspanne selbst aktiv werden. Registrierte Nutzer*innen können Projekten folgen und sich für Newsletter anmelden. In den Nutzerkonto-Einstellungen kann das eigene Profil verwaltet werden.

Das Anlegen der Organisation ist den Administrator*innen vorbehalten. Wenn Sie ein eigenes Projekt auf adhocracy+ anlegen möchten, wenden Sie sich bitte an uns. Hier finden Sie Details.

Sie können Ihre Organisationsinformationen im Dashboard bearbeiten. Gehen Sie hierzun in der linken Navigation auf „Organisation bearbeiten“. Hier können Sie folgende Informationen ändern:

  Titel Ihrer Plattform
  Slogan
  kurze Beschreibung Ihrer Organisation
  ausführliche Beschreibung Ihrer Organisation
  Impressum
  Logo
  Headerbild

Jedes Beteiligungsmodul hat eine oder mehrere Phasen, die in den Einstellungen definiert werden müssen. Die Phase ist die Laufzeit eines Modules innerhalb eines Projektes, also ab und bis wann Beteiligung möglich ist. Bei allen Modulen muss eine Phase definiert werden, allein beim Ideenwettbewerb müssen zwei Phase festgelegt werden: die erste zur Einreichung von Ideen, und die zweite zur Bewertung. Die Phasen werden in den Moduleinstellungen im Dashboard festgelegt.

Wollen Sie nur einen bestimmten Kreis an Teilnehmenden beteiligen, können Sie ein Beteiligungsprojekt als privat markieren und die Teilnehmenden per E-Mail-Adresse einladen. Dies ist z.B. optimal für die Beteiligung innerhalb von Gremien oder Organisationen. Private Projekte sind nur für eingeladene Teilnehmer*innen sichtbar und in der Übersicht der Projekte auf der Organisationsseite als private Projekte markiert.

In den Grundeinstellungen des Projekts können Sie Ihr Projekt auf „privat“ setzen. Sobald das Projekt veröffentlich ist, erscheint in privaten Projekten in der linken Navigation der Menüpunkt „Teilnehmer*innen“. Eingeladene Teilnehmer*innen erhalten eine automatisierte E-Mail mit der Bitte, sich auf adhocracy.plus zu registrieren und dem Projekt beizutreten. Im Dashboard können Sie sehen, wer sich registriert hat und welche Einladungen noch ausstehen.

Projektinitiator*innen können im Dashboard ein neues Projekt anlegen. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie hier.

  ===== von Nutzer*innen =====

Um sich an Projekten zu beteiligen, müssen Nutzer*innen auf der Plattform registriert sein. Das ist auf der Startseite möglich. Zur Registrierung muss eine gültige E-Mail-Adresse angegeben und ein Passwort eingestellt werden. Außerdem legen Nutzer*innen in der Registrierung ihren Nutzernamen fest, der dann auch bei Kommentaren erscheint. Es ist möglich, ein Pseudonym als Nutzernamen anzugeben.

  ===== von Organisationen =====

Wie Sie Ihre eigene Organisation in wenigen Schritten registrieren können ist hier erklärt.

Mithilfe der Rückmeldefunktion kann die Moderation eingereichten Ideen einen Bearbeitungsstatus zuordnen (wird umgesetzt = grün, wird geprüft = gelb, wird nicht umgesetzt = rot). Dieser erscheint als sog. tag unterhalb des Ideentitels. Außerdem kann eine offizielle Rückmeldung zu der Idee formuliert werden. Absender der Rückmeldung ist die durchführende Organisation.

Bei privaten Projekten müssen Initiator*innen Teilnehmer*innen per E-Mail einladen, damit diese teilnehmen können. Sie erhalten dannn eine standatisierte E-Mail mit der Bitte, sich auf adhocracy.plus zu registrieren und dem Projekt beizutreten. Das Projekt ist nur für diese beigetretenen Personen sichtbar. In den Projekteinstellungen ist außerdem zu sehen, wer die Einladung angenommen hat und welche Einladungen noch ausstehen.

In den Modulen Priorisierung und Debatten müssen vorab die Themen festgelegt und eingetragen werden, zu denen Teilnehmer*innen Beiträge verfassen können.

Titel, Kurzbeschreibung und Kachel- bzw. Hintergrundbild sind der erste Hingucker, das Aushängeschild des Projekts. Sie erscheinen auf der Organisationsseite in einer sog. Projektkachel bzw. im Headerbereich des Projektes. Daher ist es wichtig, diese drei Elemente so zu gestalten dass sie das Interesse der Nutzer*innen wecken. Ein guter Titel macht auf den ersten Blick deutlich, um welches Thema bzw. welche Fragestellung es geht. Er darf max. 120 Zeichen lang sein.

Projektinitiator*innen haben die Möglichkeit, Veranstaltungen anzuzeigen, die begleitend zur Online-Beteiligung im Projekt stattfinden (z.B. Workshops, Auftakt- oder Abschlussveranstaltungen). Wird eine Veranstaltung eingetragen (mit Titel, Datum, Uhrzeit und Beschreibungstext, Fotos und Links können eingebunden werden) erscheint sie in der Zeitleiste. Wer dem Projekt folgt, wird 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn auf die Veranstaltung hingewiesen.

Die Meldefunktion ermöglicht es allen Teilnehmer*innen, problematische Beiträge zu melden. In welchen Fällen Beiträge gelöscht oder bearbeitet werden sollten liegt im eigenen Ermessen der Moderator*innen. Allerdings bietet der Verhaltenskodex eine Leitlinie, nach der Beiträge auf der Plattform bewertet werden sollten. Der Verhaltenskodex ist unter §4 der Nutzungsbedingungen zu finden.

Wenn alle Pfichtfelder in den Projekteinstellungen ausgefüllt sind, kann das Projekt veröffentlicht werden. Es ist dann auf der Organisationsseite sichtbar, entweder für alle bei öffentlichen Projekten oder nur für eingeladene Teilnehmer*innen bei privaten Projekten. Wenn Einstellungen verändert werden sollen oder das Projekt für einen Zeitraum nicht sichtbar sein soll, kann es depubliziert werden.

Bevor Sie Ihr Projekt veröffentlichen, können Sie sich in der Vorschau ansehen, wie das Projekt für die Teilnehmer*innen aussehen wird. So können Sie direkt sehen, wo noch eine Information fehlt oder wo sich ein Fehler eingeschlichen hat. Wenn Sie zufrieden sind, wie das Projekt in der Vorschau aussieht, ist es wahrscheinlich bereit für die Veröffentlichung.

Wenn ein Projekt aus mehreren Beteiligungsmodulen besteht bzw. wenn dem Projekt mindestens eine Veranstaltungen hinzugefügt wurde, erscheint im Projekt eine Zeitleiste. Mithilfe der Zeitleiste kann der Projektverlauf abgebildet werden. Module, deren Beteiligungszeitraum (Phase) sich überschneiden, werden in der Zeitleiste unter einem Punkt zusammengefasst.